Politique de confidentialité

1. Objectif de la politique

La présente politique de confidentialité s’applique au site Web du 5e Groupe Scout de Saint-Jean-sur-Richelieu. Elle vise à expliquer de façon claire comment les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, conservés, communiqués et protégés lorsque vous utilisez le site ou ses formulaires.

Un renseignement personnel est une information qui permet d’identifier une personne, directement ou indirectement.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Toute question, demande d’accès, demande de correction ou demande de retrait concernant des renseignements personnels peut être transmise au responsable désigné.

3. Renseignements pouvant être recueillis

Selon le formulaire ou la fonctionnalité utilisée, le site peut recueillir certains renseignements nécessaires au traitement d’une demande.

• nom et prénom du parent, tuteur ou responsable;
• adresse courriel;
• numéro de téléphone, lorsque fourni;
• nom, prénom, âge, date de naissance ou unité visée pour un jeune, lorsque nécessaire à une demande d’inscription ou de liste d’attente;
• message transmis dans un formulaire;
• documents ou fichiers transmis volontairement, lorsque cette option existe;
• date et heure d’envoi d’un formulaire;
• adresse IP et informations techniques minimales nécessaires à la sécurité, au diagnostic ou à la prévention des abus.

4. Renseignements concernant les jeunes

Certains formulaires peuvent concerner un enfant ou un adolescent, notamment pour une demande d’information, une préinscription, une liste d’attente ou un suivi lié à une unité.

Les formulaires concernant un jeune doivent être remplis par un parent, un tuteur légal ou une personne autorisée. Les renseignements concernant les jeunes sont utilisés uniquement pour les fins administratives liées aux activités du groupe, à l’inscription, au suivi d’une demande ou à la sécurité des activités.

Les renseignements concernant un jeune ne doivent pas être utilisés à des fins publicitaires, commerciales ou étrangères aux activités du groupe.

5. Utilisation des renseignements

Les renseignements personnels recueillis peuvent être utilisés pour :

• répondre à une demande transmise par formulaire;
• traiter une demande d’information, de préinscription ou de liste d’attente;
• communiquer avec un parent, un tuteur ou une personne responsable;
• gérer les disponibilités ou le suivi administratif des unités;
• transmettre les bonnes informations ou les bons documents;
• protéger le site contre les abus, le spam, les erreurs ou les accès non autorisés;
• maintenir et améliorer le fonctionnement technique du site.

6. Formulaires, courriels et services techniques

Les renseignements transmis par formulaire peuvent être acheminés par courriel ou traités au moyen de services techniques nécessaires au fonctionnement du site.

Selon la configuration utilisée, ces services peuvent inclure l’hébergeur Web, un service de formulaire, un service d’envoi courriel, des outils de sécurité ou des outils d’administration du site.

Ces fournisseurs ne devraient recevoir que les renseignements nécessaires à leur rôle technique ou administratif.

7. Communication à des tiers

Les renseignements personnels ne sont pas vendus.

Ils peuvent toutefois être communiqués à des tiers lorsque cela est nécessaire au traitement d’une demande, à l’administration du site, à la sécurité, à une obligation légale ou à une démarche d’inscription.

• hébergeur du site;
• service de formulaire ou de courriel;
• responsables bénévoles autorisés du groupe;
• plateforme officielle d’inscription, lorsque le visiteur poursuit volontairement la démarche;
• autorité compétente, lorsque requis par la loi.

Certains fournisseurs techniques peuvent être situés à l’extérieur du Québec. Dans ce cas, les renseignements peuvent être traités ou hébergés dans une autre juridiction selon les règles applicables du fournisseur concerné.

8. Témoins de connexion et statistiques

Le site peut utiliser des témoins de connexion nécessaires à son fonctionnement, par exemple pour une préférence de langue, une session administrative, la sécurité ou la stabilité du site.

Si des outils de statistiques sont utilisés, ils servent à comprendre l’utilisation générale du site et à l’améliorer. Les outils d’analyse, de profilage, de localisation ou de publicité ne devraient pas être activés sans consentement lorsque ce consentement est requis.

9. Conservation et destruction

Les renseignements personnels sont conservés seulement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf lorsqu’une conservation plus longue est requise ou permise par la loi.

• les demandes générales sont conservées le temps nécessaire au suivi;
• les demandes d’inscription ou de liste d’attente sont conservées pour la saison ou le cycle administratif concerné;
• les journaux techniques et de sécurité sont conservés pour une durée raisonnable afin de protéger le site;
• les fichiers inutiles, expirés ou désactivés devraient être supprimés de façon sécuritaire lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Lorsque les objectifs de collecte sont réalisés, les renseignements devraient être détruits, anonymisés ou dépersonnalisés de façon sécuritaire, selon le contexte.

10. Mesures de sécurité

Des mesures raisonnables sont mises en place pour protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la perte, la mauvaise utilisation ou la communication non autorisée.

• accès limité aux personnes autorisées;
• protection des sections administratives;
• utilisation de mots de passe ou de sessions sécurisées lorsque requis;
• journalisation de certaines actions administratives lorsque nécessaire;
• restriction d’accès aux fichiers sensibles;
• maintenance et correction des problèmes techniques connus.

11. Droits des personnes concernées

Une personne peut demander l’accès aux renseignements personnels détenus à son sujet, demander leur correction ou retirer son consentement lorsque cela est applicable.

Pour exercer ces droits, une demande peut être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels. Une vérification d’identité peut être demandée avant de donner suite à la demande.

12. Incident de confidentialité

Si un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels survient, des mesures raisonnables seront prises pour limiter les risques, corriger la situation et évaluer les conséquences possibles.

Lorsque requis, les personnes concernées et les autorités compétentes seront avisées. Un registre des incidents de confidentialité peut être tenu conformément aux obligations applicables.

13. Modifications à la politique

Cette politique peut être modifiée afin de refléter un changement au site, aux formulaires, aux services utilisés, aux pratiques internes ou aux obligations applicables.

La date de mise à jour affichée en haut de la page permet d’identifier la version la plus récente.

14. Contact

Pour toute question concernant cette politique ou le traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec le responsable désigné.